KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ GẮN VNEID TỪ 01/02/2026: DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ GÌ?

Việc gắn định danh điện tử VNeID vào quy trình khai báo không chỉ nhằm tăng cường quản lý, xác thực người khai mà còn đặt ra yêu cầu mới về hạ tầng, nhân sự và quản trị dữ liệu. Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để triển khai đúng quy định và tránh rủi ro khi thông quan?​

1) Vì sao Thông tư 121/2025/TT-BTC đang được quan tâm?​

Từ đầu năm 2026, thủ tục hải quan tiếp tục bước vào giai đoạn vận hành theo hướng số hóa mạnh: hồ sơ được chuẩn hóa, chứng từ điện tử được thừa nhận rộng hơn và cách thức định danh người khai trên môi trường điện tử được siết chặt hơn.Trọng tâm hiện nay là Thông tư 121/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/02/2026) với nhiều điểm mới tác động trực tiếp đến doanh nghiệp xuất nhập khẩu và đại lý hải quan.Thông tư 121/2025/TT-BTC sửa đổi, bổ sung nhiều quy định liên quan hồ sơ hải quan – hồ sơ thuế – khai báo điện tử – trị giá – tham vấn – tỷ giá tính thuế – kiểm tra sau thông quan, đồng thời tạo nền tảng cho triển khai toàn diện quản lý hải quan điện tử, giảm giấy tờ và làm rõ trách nhiệm người khai.Điểm “nóng” nhất với doanh nghiệp là:​

• Yêu cầu tổ chức, cá nhân tham gia khai hải quan điện tử phải đăng ký bằng tài khoản VNeID và bảo đảm hạ tầng kỹ thuật để khai báo, truyền – nhận – lưu trữ dữ liệu.​

• Chuẩn hóa cơ chế nộp – xác nhận – sử dụng chứng từ trong hồ sơ hải quan và hồ sơ thuế theo hướng đẩy mạnh nộp điện tử.​

2) “Khai hải quan điện tử bằng VNeID” hiểu đúng là gì?​

Việc tham gia khai hải quan điện tử gắn với đăng ký bằng tài khoản VNeID cần được hiểu theo hướng vận hành thực tế:​

• Người khai (cá nhân thao tác hệ thống hoặc đại lý hải quan) cần có định danh điện tử để đăng ký, đăng nhập, phục vụ xác thực và truy vết giao dịch.​

• Doanh nghiệp cần rà soát lại quyền truy cập, phân quyền người dùng và ủy quyền khai báo, tránh tình trạng dùng chung tài khoản hoặc mượn tài khoản – đây là rủi ro lớn khi kiểm tra sau thông quan.​

Checklist chuẩn bị nhanh:​

• Chốt danh sách nhân sự hoặc đại lý thực hiện khai báo trên hệ thống.​

• Rà soát ủy quyền ký số, truyền tờ khai, nộp chứng từ.​

• Chuẩn hóa quy trình lưu trữ chứng từ điện tử (định dạng, thư mục, phân quyền, thời hạn lưu).​

• Kiểm tra hạ tầng: chữ ký số, máy trạm, đường truyền, phần mềm khai báo và khả năng kết nối hệ thống.​

3) Hồ sơ hải quan xuất khẩu từ 01/02/2026:​

Hồ sơ hải quan xuất khẩu cơ bản bao gồm:​

• Tờ khai hải quan.​

• Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương (nếu người mua phải thanh toán cho người bán).​

• Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý).​

Điểm rất đáng chú ý về hóa đơn điện tử: Trường hợp hóa đơn thương mại được cấp dưới dạng điện tử theo quy định và được lập trước thời điểm khai báo hải quan, người khai hải quan không phải nộp cho cơ quan hải quan khi làm thủ tục. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp thường sai trong thực tế:​

• Có hóa đơn điện tử nhưng vẫn đính kèm hoặc nộp như hồ sơ giấy, dẫn đến thừa hồ sơ và dễ phát sinh sai lệch phiên bản chứng từ.​

• Chưa thống nhất thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử với thời điểm khai báo hải quan, dẫn đến việc bị yêu cầu giải trình.​

4) Tác động thực tế: Doanh nghiệp được lợi gì, rủi ro gì?​

Lợi ích:​

• Giảm giấy tờ, đẩy mạnh nộp hồ sơ điện tử, rút ngắn thời gian thao tác.​

• Chuẩn hóa chứng từ giúp cơ quan hải quan dễ kiểm tra, đối chiếu; đồng thời doanh nghiệp cũng dễ quản trị hồ sơ, giảm lỗi phát sinh giữa các bộ phận.​

Rủi ro:​

• Rủi ro về định danh và phân quyền: tài khoản VNeID gắn với cá nhân, thao tác sai người hoặc sai thẩm quyền sẽ dễ bị truy vết khi hậu kiểm.​

• Rủi ro về chứng từ điện tử: lưu trữ không nhất quán, không có quy trình quản lý phiên bản (bản nháp, bản ký, bản gửi).​

• Rủi ro về hạ tầng kỹ thuật: lỗi kết nối hoặc lỗi đồng bộ dữ liệu làm chậm quá trình thông quan nếu doanh nghiệp chưa kiểm thử trước.​

5) Gợi ý “quy trình 5 bước” để doanh nghiệp chuyển trạng thái kịp 01/02/2026​

• B1: Rà soát vai trò người khai (nhân sự nội bộ hay đại lý), chuẩn hóa việc ủy quyền.

• B2: Chuẩn hóa bộ chứng từ xuất khẩu theo từng mặt hàng (có hoặc không giấy phép, có hoặc không hóa đơn thương mại, chứng từ tương đương).

• B3: Chuẩn hóa dữ liệu khai báo như mã HS, trị giá, xuất xứ, điều kiện giao hàng vì các nội dung này chịu tác động trực tiếp từ Thông tư 121.

• B4: Thiết lập quy trình quản trị chứng từ điện tử: cách đặt tên file, quản lý phiên bản, phân quyền truy cập và lưu trữ.

• B5: Thực hiện diễn tập một đến hai lô hàng trước mốc áp dụng để đo thời gian xử lý, xác định điểm nghẽn và các lỗi dễ phát sinh.

Với Thông tư 121/2025/TT-BTC, “điểm nóng” của thủ tục hải quan không chỉ nằm ở hồ sơ, mà nằm ở cách doanh nghiệp quản trị định danh người khai và quản trị dữ liệu chứng từ điện tử. Doanh nghiệp chuẩn hóa sớm từ nhân sự khai báo, bộ chứng từ, lưu trữ điện tử đến quy trình nội bộ sẽ giảm đáng kể rủi ro khi thông quan và khi kiểm tra sau thông quan trong năm 2026.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn các nội dung liên quan đến Thông tư 121/2025/TT-BTC vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Email: consultant@txindeco.com hoặc Hotline: (84) 961 977 764 để được hỗ trợ .